Fattura elettronica: cosa serve per utilizzarla

Ormai dal 2015 in Italia tutte le fatture che coinvolgono la Pubblica amministrazione sono di tipo elettronico. Sono numerose le aziende che utilizzano la fatturazione elettronica, anche se l’effettivo obbligo per il loro uso avverrà il 1° gennaio 2019, almeno per un buon numero di categorie. Non stiamo parlando semplicemente di gestire la fatturazione attraverso apposito software, ma di una vera e propria rivoluzione, che può portare numerosi vantaggi a chi ne approfitta.

Come gestire le fatture elettroniche

Identificare una fattura elettronica semplicemente come un file in allegato da inviare via e-mail è leggermente fuorviante. La legislazione in merito infatti identifica con la locuzione fattura elettronica un documento in formato XML, inviato tramite un sistema di interscambio e conservato in formato esclusivamente digitale. Per le fatture che coinvolgono la Pubblica Amministrazione vige l’obbligo di firma elettronica e di apposizione di una marca temporale, che consente di custodire tali documenti secondo le vigenti leggi. Per dare vita ad una fattura elettronica è quindi necessario avere a disposizione del software adatto, come quello che possiamo trovare su questo sito per fatturazione elettronica. Il software consente di rendere più veloce la compilazione dei documenti, nel corretto formato; oltre a questo lo si utilizza anche per l’invio della fattura e per la sua conservazione.

Perché utilizzare le fatture elettroniche

Appare chiaro che l’introduzione della fatturazione elettronica sia stata avviata per rendere più semplici verifiche ed accertamenti da parte dell’Agenzia delle Entrate. Se tutti gli scambi oggi avviati fossero registrati in modalità digitale sarebbe possibile, per l’Agenzia delle Entrate, inviare ad ogni contribuente una dichiarazione dei redditi già completamente compilata, considerando entrate, spese, compensazioni IVA, addebiti di vario genere. In realtà questo strumento è però molto comodo anche per chi lo utilizza, non solo per chi deve controllare. Produrre esclusivamente fatture in formato digitale infatti riduce sensibilmente il tempo per la compilazione, il costo effettivo del documento (niente carta, carta da bollo, buste o francobolli per l’invio), ma elimina anche la necessità di verificare se la fattura è stata ricevuta dal cliente, con tutti gli eventuali disguidi possibili in questo senso. Inoltre, le fatture elettroniche si conservano in formato elettronico, quindi all’interno del server aziendale, o addirittura sul cloud. Questo consente di eliminare gli archivi, che oggi in alcune aziende comportano un enorme impiego di spazio per ben 10 anni.

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Chi ha l’obbligo di utilizzo delle fatture elettroniche

Ad oggi solo le aziende che entrano in contatto con la Pubblica Amministrazione hanno l’obbligo di produrre documenti di fatturazione in formato elettronico. Per altro l’obbligo descrive anche le modalità di firma digitale e di conservazione delle fatture stesse. Dal 1° gennaio 2019 tale obbligo si estende anche alle aziende e ai privati, con alcune specifiche limitazioni. Sembra infatti che l’introduzione dell’utilizzo di questo tipo di documentazione non sarà massiccia come era stato pensato in passato. Ad oggi il legislatore intende sollevare dall’obbligo tutti coloro che aderiscono al regime dei minimi, e probabilmente anche i piccoli artigiani e professionisti. Sembra poi che anche altre categorie potrebbero trovarsi con una limitazione dell’obbligo, o con uno slittamento temporale.